Para reclamar una factura impagada entre empresas hay que enviar un requerimiento fehaciente de pago que incluya el principal más los intereses de demora de la Ley 3/2004, acreditar el intento de solución extrajudicial (MASC) y, si el deudor no paga, acudir al procedimiento monitorio o al juicio que corresponda según la cuantía.
El impago entre empresas (B2B) tiene una particularidad frente al impago de un consumidor: existe una ley específica, pensada para proteger al acreedor comercial, que fija plazos máximos de pago y un interés de demora automático mucho más alto que el legal ordinario. Conocer esa ley y usarla bien cambia el resultado de la reclamación.
El plazo legal de pago entre empresas
La Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, establece en su artículo 4 que el plazo de pago entre empresas no puede superar los 30 días naturales desde la fecha de recepción de la factura o de los bienes y servicios, salvo que exista un pacto expreso entre las partes, y ese pacto nunca puede superar los 60 días naturales. Cualquier cláusula que fije un plazo mayor sin justificación objetiva se considera abusiva y es nula.
Esto significa que, si tu cliente lleva más de 30 o 60 días sin pagar según lo pactado, la factura ya está en mora automáticamente, sin necesidad de que envíes ningún aviso previo para que empiecen a devengarse intereses.
Cómo documentar la deuda antes de reclamar
Antes de enviar cualquier requerimiento, reúne la documentación que acredite la relación comercial y el impago:
- La factura, idealmente con prueba certificada de su envío y recepción: fecha exacta en que el deudor la recibió, no solo en que se emitió.
- El contrato, presupuesto aceptado o pedido que dio origen a la operación.
- Los albaranes de entrega firmados, si los hay.
- Cualquier comunicación anterior en la que el deudor reconozca la deuda o pida un aplazamiento.
Desde la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria para operaciones B2B, cada vez es más habitual que la propia plataforma de facturación deje constancia de la fecha de recepción, lo que refuerza mucho la posición del acreedor si el asunto acaba en un juzgado.
El requerimiento fehaciente: primer paso obligado
El siguiente paso es enviar un requerimiento fehaciente de pago al deudor, con la cantidad exacta reclamada, el desglose de los intereses de demora aplicables y un plazo razonable para pagar antes de acudir a la vía judicial. Este requerimiento cumple tres funciones a la vez:
- Interrumpe la prescripción de la acción, conforme al artículo 1973 del Código Civil (5 años para acciones personales sin plazo especial, aunque las mercantiles pueden tener el suyo propio).
- Deja constancia formal de la reclamación, lo que refuerza tu posición en una eventual condena en costas si el deudor se allana tras la demanda.
- Sirve como intento de MASC: desde la Ley Orgánica 1/2025, es obligatorio acreditar un intento de solución extrajudicial antes de demandar por la vía civil o mercantil en la mayoría de los casos, y un requerimiento fehaciente bien redactado cumple ese requisito.
Un requerimiento sin acuse de recibo verificable equivale, ante un juzgado, a no haberlo enviado nunca. La fehaciencia no es un detalle formal: es lo que convierte una reclamación en prueba.
Reclamar por burofax, email certificado o notario
Existen varias vías para dar fehaciencia al requerimiento. El email certificado es hoy la más rápida y económica para relaciones B2B: llega en minutos, deja constancia del contenido exacto enviado y de la apertura por parte del destinatario, y su coste está muy por debajo del burofax tradicional en papel. Para importes altos o clientes especialmente conflictivos, algunas empresas optan por reforzarlo con intervención notarial, aunque para la mayoría de facturas impagadas el email certificado es prueba suficiente.
Si el deudor no paga: monitorio o juicio según la cuantía
Si transcurrido el plazo del requerimiento el deudor sigue sin pagar, las opciones son:
| Vía | Cuándo usarla | Necesitas abogado |
|---|---|---|
| Procedimiento monitorio | Deuda líquida, vencida y exigible con documento que la acredite | No, salvo oposición y cuantía elevada |
| Juicio verbal | Si el deudor se opone al monitorio y la cuantía no supera 15.000 € | Depende del importe |
| Juicio ordinario | Si el deudor se opone y la cuantía supera 15.000 € | Sí |
| Juicio cambiario | Si la deuda está documentada en letra, cheque o pagaré | Depende del importe |
Qué hacer si el cliente alega falta de conformidad con la factura
Un motivo habitual de retraso —a veces legítimo, otras veces una excusa para ganar tiempo— es que el deudor alegue disconformidad con lo facturado: que el servicio no se prestó como se acordó, que faltan unidades en la entrega o que existe una discrepancia en el precio pactado. Ante esta situación conviene distinguir dos escenarios:
- Si la disconformidad es real y parcial, negocia y documenta el acuerdo sobre la parte no discutida, y reclama esa parte de forma independiente mientras se resuelve el resto.
- Si la disconformidad se plantea por primera vez al reclamar el pago, y no hubo ninguna queja previa durante el plazo ordinario, esa alegación tardía pierde fuerza: la ausencia de reclamación anterior por parte del cliente es un indicio a tu favor de que la prestación fue conforme.
En ambos casos, haber certificado el envío y contenido de la factura original ayuda a fijar qué se pactó exactamente, evitando que la disconformidad se convierta en una discusión sin límites sobre los términos originales del acuerdo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo reclamar intereses aunque no los pactara en el contrato?
Sí. La Ley 3/2004 establece un interés de demora legal para operaciones comerciales que se aplica automáticamente si no hay un pacto distinto, y ese pacto tampoco puede ser inferior al interés legal del dinero incrementado en tres puntos ni resultar abusivo para el acreedor.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada entre empresas?
Con carácter general, 5 años desde que la deuda venció, conforme al artículo 1964 del Código Civil, salvo que exista un plazo especial aplicable a tu tipo de operación. Ese plazo se reinicia cada vez que envías una reclamación fehaciente acreditada.
¿Es obligatorio intentar un acuerdo antes de demandar?
Sí, desde la Ley Orgánica 1/2025 es requisito de procedibilidad acreditar el intento de un medio adecuado de solución de controversias (MASC) antes de presentar la mayoría de las demandas civiles y mercantiles, incluido el procedimiento monitorio.
¿Qué pasa si mi cliente alega que nunca recibió la factura?
Por eso conviene certificar el envío desde el origen: si puedes acreditar la fecha exacta de entrega y el contenido recibido, esa alegación deja de tener recorrido. Sin esa prueba, el deudor puede ganar tiempo simplemente negando la recepción.
¿Puedo cobrar los gastos de gestión del cobro además de los intereses?
La Ley 3/2004 reconoce el derecho del acreedor a reclamar una indemnización fija de 40 € por los costes de cobro, además de los intereses de demora, sin necesidad de justificar ese importe concreto, y a reclamar gastos adicionales acreditados si superan esa cifra.
Conclusión
Reclamar una factura impagada entre empresas tiene un procedimiento bien definido: documentar, requerir con fehaciencia calculando bien los intereses de la Ley 3/2004, acreditar el intento de MASC y, si no hay pago, acudir al monitorio. Cuanto antes se dé el primer paso, menos margen tiene el deudor para alargar el impago.
Envía el requerimiento de pago con notificación certificada por email, con acuse de recibo válido como prueba fehaciente. Consulta el coste exacto en tarifas.