Cómo reclamar una deuda, en resumen: documenta el impago con la factura o el contrato, envía un requerimiento fehaciente de pago que interrumpa la prescripción y acredite el intento de resolución extrajudicial, y si el deudor no paga en el plazo dado, acude al procedimiento monitorio o al juicio que corresponda según la cuantía.
Esta guía reúne el proceso completo, con enlaces a las piezas que profundizan en cada fase: qué documentar antes de reclamar, cómo redactar y enviar el requerimiento, cómo evitar que la deuda prescriba mientras la gestionas, cómo certificar las facturas desde el origen para no depender de reconstruir pruebas más adelante, y qué exige hoy la Ley Orgánica 1/2025 antes de demandar. Si tu caso es puntual, puedes usar directamente el email certificado en cualquiera de los pasos que se describen a continuación.
Antes de reclamar: qué debes tener listo
Reclamar sin la documentación en orden es la forma más rápida de perder tiempo y credibilidad frente al deudor. Antes de enviar nada, reúne:
La factura o el documento que origina la deuda, con su fecha de emisión, concepto y numeración. Si la relación deriva de un contrato, tenlo también localizado, porque suele fijar plazos e intereses aplicables.
Prueba de que el servicio o producto se entregó o prestó, cuando aplique: albaranes, actas de entrega, correos de conformidad del cliente.
El historial de comunicaciones previas, aunque no fueran fehacientes: emails informales, llamadas, cualquier intento anterior de cobro. No sustituyen a un requerimiento certificado, pero ayudan a reconstruir la cronología del impago.
La fecha de vencimiento del pago, que marca desde cuándo se pueden empezar a computar intereses de demora y desde cuándo corre el plazo de prescripción.
Un error habitual en esta fase inicial es no haber certificado la propia factura en el momento del envío. Si quieres evitarlo en el futuro, la factura certificada con prueba de entrega sella el documento y acredita cuándo lo recibió el cliente, lo que simplifica enormemente cualquier reclamación posterior.
El requerimiento fehaciente de pago: la pieza central
El requerimiento de pago es el documento que formaliza tu reclamación y, si se envía por un medio fehaciente, produce efectos legales concretos: interrumpe la prescripción, puede generar intereses de demora desde su fecha, y acredita el intento de resolución extrajudicial que hoy exige la ley antes de demandar en la mayoría de asuntos civiles y mercantiles.
Debe incluir, como mínimo, los datos de acreedor y deudor, el detalle exacto de la deuda —concepto, número de factura, importe principal e intereses si los reclamas—, el plazo concedido para pagar (habitualmente entre 10 y 15 días naturales) y la advertencia de que, transcurrido ese plazo sin pago, se iniciarán las acciones legales correspondientes.
Hemos desarrollado el proceso completo, con modelo descargable y plazos exactos según el tipo de deuda, en la guía de requerimiento fehaciente de pago. Si tu situación es la reclamación de una factura concreta a un cliente, la guía de cómo reclamar una deuda con comunicación fehaciente recorre el proceso paso a paso, desde la documentación inicial hasta el envío certificado.
Lo importante, en cualquiera de los dos casos, es el medio de envío: un email o una llamada no certificados no acreditan ni el contenido de tu reclamación ni que el deudor la recibió. Sin esa prueba, tanto la interrupción de la prescripción como la acreditación del intento extrajudicial quedan en el aire si el deudor niega haber sido requerido.
No dejes que la deuda prescriba mientras reclamas
Las deudas tienen plazo. El general para acciones personales es de 5 años (art. 1964 CC), pero hay plazos más cortos según el tipo de obligación —las deudas mercantiles y las derivadas de la Ley contra la morosidad, por ejemplo, se mueven en plazos distintos—. Si dejas pasar ese plazo sin reclamar de forma fehaciente, pierdes la posibilidad de exigirla judicialmente, aunque la deuda sea perfectamente real.
Cada reclamación fehaciente que envías interrumpe el cómputo del plazo y lo reinicia desde cero, conforme al artículo 1973 del Código Civil. Esto significa que, si gestionas una deuda antigua o si el proceso de negociación con el deudor se alarga, conviene reclamar formalmente de vez en cuando, no solo al principio, para no perder esa protección por el simple paso del tiempo.
Hemos dedicado una guía específica a este mecanismo, con qué formas de reclamación sirven para interrumpir el plazo y cuáles no: cómo interrumpir la prescripción de una deuda. Es una lectura especialmente recomendable si la deuda que reclamas tiene ya varios años de antigüedad o si el deudor lleva mucho tiempo sin responder.
El requisito de los MASC antes de demandar
Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del servicio público de Justicia, en la mayoría de procedimientos civiles y mercantiles es obligatorio acreditar que se ha intentado una solución extrajudicial del conflicto antes de presentar la demanda. Los Mecanismos Adecuados de Solución de Controversias (MASC) incluyen la mediación, la conciliación, la oferta vinculante confidencial, la opinión de un experto independiente y la negociación directa entre las partes.
Para la reclamación de deudas, el requerimiento fehaciente de pago cumple habitualmente esta función: si detalla la deuda, propone una vía de pago o negociación y concede un plazo razonable de respuesta, acredita el intento de resolución extrajudicial exigido por la ley. Sin esa acreditación, la demanda puede ser inadmitida antes siquiera de entrar a valorar el fondo del asunto.
Esto refuerza, más allá del componente estrictamente legal, algo que ya era buena práctica: no ir directamente a juicio sin haber intentado antes una reclamación formal y documentada.
Si no paga: las vías judiciales según la cuantía
Transcurrido el plazo del requerimiento sin pago ni respuesta, la vía judicial depende principalmente de la cuantía:
Procedimiento monitorio (hasta 250.000 €). Pensado para deudas dinerarias, vencidas, exigibles y acreditadas documentalmente. Es la vía más rápida y económica, y no requiere abogado ni procurador si la deuda no supera los 2.000 €. El requerimiento fehaciente previo refuerza tu posición, porque demuestra que el deudor conocía la reclamación y no respondió.
Juicio verbal (hasta 15.000 €). Recomendable cuando ya dispones de documentación sólida —contratos, facturas firmadas, comunicaciones certificadas— y el importe está dentro de este límite.
Juicio ordinario (más de 15.000 €). Para cuantías mayores, con la exigencia de abogado y procurador. Aquí el conjunto de pruebas —factura certificada, requerimiento fehaciente, ausencia de respuesta— es lo que sostiene tu posición desde el primer escrito.
En cualquiera de las tres vías, el patrón es el mismo: cuanta más evidencia fehaciente tengas de cada paso —la entrega de la factura, el requerimiento, el plazo concedido y el silencio o la negativa del deudor—, más sólida es tu posición y menos margen tiene la otra parte para cuestionar los hechos en lugar de discutir el fondo.
Casos particulares de reclamación de deuda
Entre empresas (B2B). Aplica además la Ley 3/2004 contra la morosidad en operaciones comerciales, que fija intereses de demora automáticos desde el vencimiento y plazos de pago máximos.
Impago de alquiler. El requerimiento fehaciente de pago es, además, el paso previo habitual antes de iniciar un procedimiento de desahucio por impago, y debe hacer referencia expresa al contrato de arrendamiento.
Recuperación de cartera o reclamaciones en volumen. Cuando gestionas muchos deudores a la vez —una comunidad de propietarios, una cartera de impagados—, el envío masivo de requerimientos certificados individuales permite mantener la misma solidez probatoria sin encarecer el proceso por unidad.
Errores que debilitan una reclamación de deuda
Reclamar solo de forma verbal o por email ordinario. Es el error más extendido y el más fácil de evitar: si el deudor niega haber recibido la reclamación, no hay nada que oponer frente a esa negativa sin un medio fehaciente de respaldo.
No detallar el importe exacto de la deuda. Un requerimiento que dice “nos debe dinero, pague” no cumple con el estándar de precisión que exige tanto la prueba judicial como la acreditación del intento de MASC. Hay que especificar facturas, conceptos, fechas e importes.
Dejar pasar el plazo de prescripción sin ninguna reclamación intermedia. Si gestionas una deuda antigua durante meses o años sin reclamar formalmente de vez en cuando, corres el riesgo de que prescriba mientras negocias, perdiendo la posibilidad de reclamar judicialmente aunque la deuda sea real.
Enviar la reclamación a una dirección o email obsoletos. Verifica siempre el domicilio o la dirección de contacto que constan en el contrato o en la última factura antes de enviar el requerimiento, para no tener que justificar después por qué no llegó.
No archivar el certificado de evidencia. Enviar una comunicación fehaciente y no guardar la prueba de envío y entrega equivale, en la práctica, a no haberla enviado si más adelante necesitas acreditarlo ante un juzgado.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una deuda antes de que prescriba?
Depende del tipo de deuda: el plazo general para acciones personales es de 5 años (art. 1964 CC), pero las deudas mercantiles y otros supuestos concretos tienen plazos distintos. Cada reclamación fehaciente interrumpe ese plazo y lo reinicia desde cero.
¿Es obligatorio enviar un requerimiento antes de demandar?
En la mayoría de procedimientos civiles y mercantiles, sí, desde la Ley Orgánica 1/2025: hay que acreditar que se intentó una solución extrajudicial antes de presentar la demanda. Un requerimiento fehaciente de pago, bien redactado, cumple ese requisito.
¿Qué diferencia hay entre reclamar por email normal y por comunicación fehaciente?
Un email normal puede ser negado o ignorado sin consecuencias para el deudor: no acredita ni el contenido ni la entrega. Una comunicación fehaciente certifica ambos extremos y produce efectos legales concretos, como la interrupción de la prescripción, que un email ordinario no garantiza.
¿Qué pasa si el deudor no responde a ninguno de mis requerimientos?
El silencio del deudor, cuando has intentado documentadamente una solución extrajudicial, refuerza tu posición ante un juez: has cumplido con la diligencia exigible y puedes acudir a la vía judicial que corresponda según la cuantía.
¿Puedo reclamar los intereses de demora además del principal?
Sí. Desde la fecha de vencimiento de la factura puedes reclamar intereses moratorios, y para operaciones entre empresas la Ley 3/2004 fija un tipo de referencia aplicable de forma automática.
Conclusión
Reclamar una deuda de forma eficaz combina documentación, un requerimiento formal enviado por un canal que lo acredite todo, y la vigilancia de dos plazos que no perdonan: la prescripción, que se interrumpe con cada reclamación fehaciente, y el requisito de acreditar el intento extrajudicial antes de demandar. Cada uno de estos pasos tiene su propia guía detallada en este blog; esta página los conecta para que puedas seguir el proceso completo, de principio a fin, sin perder de vista ninguno.
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