Notificar a un trabajador que está de baja médica es posible y, en muchos casos, necesario: la incapacidad temporal no suspende la obligación de la empresa de comunicar decisiones que le afecten. Lo que cambia es el riesgo: un despido motivado por la enfermedad puede declararse nulo, no solo improcedente, y el canal de entrega importa más, porque el trabajador puede no estar revisando su correo laboral habitual.
La incapacidad temporal (IT) suspende el contrato de trabajo, pero no aísla al trabajador de la empresa. RRHH sigue teniendo que comunicarle, entre otras cosas, modificaciones de condiciones, convocatorias de ERTE que le afecten, o —en los casos más delicados— un despido por causas ajenas a la baja médica. La notificación fehaciente en el ámbito laboral es aquí especialmente importante, porque un error de forma se suma al riesgo específico de discriminación por motivo de salud.
El riesgo que no existe en otras comunicaciones: la nulidad, no solo la improcedencia
Un despido durante la baja médica no es nulo por el simple hecho de coincidir con la incapacidad temporal: la empresa puede despedir a un trabajador de baja si la causa es real y ajena a su estado de salud —una causa disciplinaria probada, o una causa objetiva que afecte igual a ese puesto con independencia de quién lo ocupe—.
El problema aparece cuando la enfermedad es, directa o indirectamente, el motivo del despido. La Ley 15/2022, de 12 de julio, integral para la igualdad de trato y la no discriminación, incluyó expresamente la enfermedad o estado de salud entre las causas de discriminación prohibidas. Si un despido resulta motivado por la baja médica del trabajador, no se limita a declararse improcedente —con indemnización—, sino que puede declararse nulo, con la obligación de readmitir al trabajador y abonarle los salarios dejados de percibir.
Esto obliga a la empresa a poder demostrar, si el despido se impugna, que la decisión responde a una causa real y verificable, completamente ajena al hecho de que el trabajador esté de baja. La carta de despido debe ser, si cabe, más precisa que en un caso ordinario, siguiendo los mismos requisitos que exige cualquier despido disciplinario u objetivo.
Por qué el canal de notificación importa más en este caso
Un trabajador de baja médica no está en el centro de trabajo, y con frecuencia deja de revisar el correo corporativo con la misma frecuencia que estando en activo. Si la empresa necesita comunicarle algo con plazo legal —una modificación de condiciones, un ERTE, o cualquier decisión que deba notificarse por escrito—, apoyarse solo en el email laboral corporativo puede no ser suficiente si el trabajador no accede a él durante la baja.
Dos consecuencias prácticas:
- Confirma qué dirección usar. Si el trabajador facilitó un email personal como canal alternativo de contacto, es preferible usarlo durante la baja, siempre dentro de lo pactado o razonablemente aceptado como medio de notificación laboral.
- Certifica la entrega, no solo el envío. Si más adelante hay disputa sobre si el trabajador conoció la comunicación a tiempo, necesitas poder acreditar que el mensaje llegó y cuándo, no solo que lo enviaste. Es el mismo principio de acto recepticio que rige cualquier despido: el plazo no corre hasta que el trabajador puede razonablemente conocer la decisión.
Protección de datos: qué no debe aparecer en la comunicación
El estado de salud es un dato de categoría especial según el artículo 9 del RGPD, con un nivel de protección reforzado. Esto tiene implicaciones directas en cómo se redacta cualquier comunicación relacionada con la baja:
- La empresa puede referirse al hecho de que el trabajador está en situación de IT, pero no debe detallar el diagnóstico ni la causa médica en documentos que puedan tener difusión más allá de lo estrictamente necesario
- Si la comunicación se envía por un canal certificado, la certificación cubre el contenido del mensaje, no lo convierte en menos confidencial: sigue aplicando el mismo cuidado que a cualquier dato médico del trabajador
- Evita copiar a terceros —mandos intermedios sin necesidad de saberlo, por ejemplo— en comunicaciones que mencionen la baja
Modificación de condiciones durante la baja médica
Si la empresa necesita comunicar una modificación sustancial de condiciones que afecte al puesto del trabajador de baja —un cambio de turno, de funciones o de centro de trabajo que se aplicará quiera o no cuando se reincorpore—, el procedimiento y el plazo de 15 días son exactamente los mismos que para cualquier otro trabajador. La baja médica no suspende ese derecho de la empresa ni la obligación de notificarlo correctamente.
Lo que cambia es la certeza sobre si el trabajador va a enterarse a tiempo. Si el cambio afecta a su reincorporación —por ejemplo, un cambio de horario que empieza a aplicarse el mismo día en que finaliza la baja—, conviene reforzar la notificación por un canal que no dependa de que el trabajador esté revisando activamente su correo corporativo, precisamente porque durante la IT es menos previsible que lo haga con la misma regularidad.
Buenas prácticas al comunicar con un trabajador de baja
- Verifica primero la causa real de cualquier decisión que le afecte, y que pueda sostenerse con independencia de la baja médica
- Usa un canal certificado que acredite fecha y hora de entrega, especialmente si hay plazo legal en juego (preaviso de modificación de condiciones, plazo de impugnación de un despido)
- Confirma el email o canal de contacto vigente durante la baja, si es distinto del corporativo habitual
- Limita el contenido médico a lo estrictamente necesario y evita su difusión interna más allá de quien deba gestionarlo
Preguntas frecuentes
¿Puedo despedir a un trabajador que está de baja médica?
Sí, si la causa del despido es real y ajena a la enfermedad. Si el despido resulta motivado por la baja, puede declararse nulo por discriminación por motivo de salud, con readmisión obligatoria, en lugar de solo improcedente.
¿Tengo que avisarle de un ERTE si está de baja?
Sí, la comunicación de ERTE debe llegar a todos los trabajadores afectados, estén o no de baja médica en ese momento, y debe poder acreditarse igual que cualquier otra comunicación de ERTE.
¿Puedo mencionar el motivo de la baja en una comunicación interna?
Evítalo salvo que sea estrictamente necesario. El estado de salud es un dato de categoría especial protegido por el RGPD, y su difusión más allá de lo imprescindible puede constituir una infracción de protección de datos independiente del asunto laboral que estés tramitando.
¿Qué pasa si el trabajador dice que no vio la comunicación por estar de baja?
Si el canal usado certifica fecha y hora de entrega, la empresa puede acreditar cuándo llegó la comunicación con independencia de que el trabajador la revisara de inmediato, lo que fija el inicio del plazo aplicable de forma objetiva.
Conclusión
Notificar a un trabajador de baja médica es legal y a veces necesario, pero exige más cuidado que una comunicación laboral ordinaria: la causa debe ser verificablemente ajena a la enfermedad, el dato de salud debe protegerse, y el canal debe certificar que la comunicación llegó, porque el trabajador puede no estar revisando su correo habitual.
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